Logistica per eventi sportivi: 4 consigli fondamentali da seguire
Sapevi che la logistica rappresenta uno degli aspetti più importanti nella pianificazione di un evento e ne determina il successo (o, nei casi peggiori, il fallimento)? Questo perché nella logistica rientra tutto il processo di produzione dell’evento, dal momento in cui si contatti i fornitori per la prima volta fino al momento in cui paghi i servizi e i prodotti acquistati.
Ecco perché è importante discuterne. Non mettere a rischio il tuo evento: segui i nostri 4 suggerimenti fondamentali affinché la logistica del tuo evento sportivo sia perfetta.
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Il ruolo della logistica per gli eventi sportivi
Come abbiamo già sottolineato, la logistica è presente durante tutta la fase di pianificazione, quindi la posta in gioco è molto alta. Molti pensano che si tratti solo di spostare persone da un punto all’altro, ma in realtà riguarda tutto ciò che mira ad agevolare l'organizzazione e la realizzazione dell'evento stesso.
Con una buona logistica, possiamo garantire a tutti i partecipanti le giuste misure di sicurezza, accessibilità, materiali e servizi di qualità, nonché un trasporto ideale e tutte le altre condizioni che consentano alle persone di spostarsi facilmente.
4 Consigli migliorare la logistica dei tuoi eventi sportivi
Ora che conosci l'importanza della logistica per gli eventi sportivi, scopri i nostri suggerimenti per garantire che questa fase sia pensata ed eseguita con successo.
1. Fornire uno spazio per l'informazione
Per rendere la vita più facile ai partecipanti (ma anche agli organizzatori), è consigliabile allestire un punto informazioni sul luogo dell'evento. Può essere fisico o online e dovrebbe contenere le informazioni necessarie sulla location, le date, le attrazioni, la registrazione, il programma, ecc.
Non sottovalutare la sua efficacia! Con un punto informazioni gli organizzatori potranno evitare molti problemi: d’altra parte, quando le persone non ricevono le informazioni corrette, rischiano di causare confusione e problemi durante lo svolgimento dell’evento.
2. Cura il trasporto dei materiali
Il trasporto di materiale richiede un’ottima organizzazione e rappresenta uno degli aspetti più importanti della logistica. Pianifica in anticipo come si svolgerà lo spostamento dei prodotti, il montaggio e lo smontaggio di palchi, apparecchiature audio, schermi, computer e altra attrezzatura che servirà per l’evento.
3. Organizza lo spostamento dei partecipanti
Quando l’evento lo prevede, una delle responsabilità del team addetto alla logistica è lo spostamento di partecipanti e pubblico. Devi pensare a tutto, dal tipo di veicolo per il trasporto (automobile, minivan, autobus etc.) fino all’organizzazione di navette, se necessario. Ricordati che anche comfort e sicurezza, in questo caso, sono una priorità in questi casi. Quindi non risparmiarti e metti a disposizione delle soluzioni comode, preferibilmente con aria condizionata e fornendo bottigliette d’acqua.
4. Controlla il meteo
Il team logistico dovrà anche preoccuparsi delle condizioni meteorologiche per non farsi cogliere impreparato in caso di pioggia improvvisa, soprattutto quando si tratta di eventi sportivi, che si svolgono quasi sempre all'aperto.
La logistica scelta dovrebbe garantire che l'evento abbia luogo indipendentemente dalle condizioni meteo. Di conseguenza, è importante pensare a coperture, ombrelloni, tende e altri tipi di ripari in caso di pioggia. Ma anche un forte sole può rappresentare un problema: in tal caso dovrai fornire ai partecipanti un riparo con cappelli, ombrelloni, visiere e punti d'ombra.
Come vedi, la logistica prevede molto più del solo trasporto di materiali e dello spostamento delle persone. Include tutte le misure necessarie per offrire sicurezza, comfort e qualità affinché l’evento si svolga come previsto. Seguendo i nostri suggerimenti, sarai certo che i partecipanti vivranno un evento indimenticabile.
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