Descubra os documentos necessários para a organização de eventos

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Independentemente do tipo de evento, sabe-se que a organização dele requer diversas providências. São ações que precisam ser executadas com atenção para que tudo saia como planejado. É o caso dos documentos necessários para a sua realização.

Todo mundo deve concordar que burocracia é uma coisa bastante chata, mas sabemos que ela é necessária, principalmente para a segurança das pessoas envolvidas na organização e, claro, para o público.

Neste post, você vai saber quais documentos não podem faltar ao organizar um evento e como providenciá-los. Acompanhe!

1. Alvará de funcionamento

Muitos produtores consideram este documento um verdadeiro bicho de sete cabeças. Mas, a verdade é que ele é indispensável, pois independentemente do porte do evento, ele deve ser emitido para sua realização.

Obrigatório por lei, o alvará de funcionamento fornece ao organizador a licença necessária para que o evento ocorra no espaço escolhido. Além disso, garante a segurança do local, tanto para o público quanto para os produtores.

Para obter o alvará, é preciso dirigir-se à prefeitura da cidade ou município em que o evento ocorrerá. Para não ter nenhum problema, informe-se previamente sobre como obter o documento e o prazo em que ele estará pronto, já que sua expedição costuma demorar um pouco.

O ideal é solicitar com antecedência de no mínimo 40 dias para eventos de grande porte e 30 dias para os de menor porte. Vale ressaltar que trata-se de uma previsão, visto que cada município tem suas regras. Então, a dica é: informe-se na prefeitura sobre todo o processo, inclusive os prazos.

Além de se atentar ao prazo, será necessário providenciar os documentos para solicitar o alvará, que são:

  • Laudo técnico de segurança, emitido pelo Corpo de Bombeiros da cidade;
  • Contrato de locação do local, caso ele seja privado;
  • Contrato com a empresa de segurança e certificado da mesma, contendo as medidas que serão adotadas;
  • As medidas de limpeza do local que serão adotas;
  • Cópia do comunicado feito à Polícia Militar e Corpo de Bombeiros da cidade; e
  • Termo de responsabilidade assinado pelo responsável pelo evento.

2. Contrato com profissionais técnicos e artistas

Outro documento necessário para a realização de eventos é o contrato com técnicos e artistas em espetáculos e shows. De acordo com a Lei nº 6.533, é obrigatória que essas pessoas – sejam elas físicas ou jurídicas – estejam inscritas no Ministério do Trabalho. Somente assim é permitido que elas assessorem e produzam eventos.

3. Comprovante de ECAD pago

Se o evento contar com a apresentação de música – ao vivo ou mecânica – é obrigatório o pagamento da taxa do ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição), que é o órgão que tem a finalidade de fiscalizar a arrecadar os valores referentes aos direitos autorais de artistas.

Sendo assim, procure o escritório do órgão na cidade e informe-se sobre a necessidade de pagamento desta taxa para o seu evento. É tudo muito simples e, após o cálculo da taxa, é só efetuar o pagamento via boleto.

São muitas as providências que devem ser tomadas antes da realização do evento. E os documentos que não podem ficar de fora são esses que apresentamos neste texto. Então, antecipe-se e não corra o risco de ter seu evento barrado.

Agora que você sabe qual a documentação necessária para a organização de eventos, veja também nossas dicas para montagem de eventos esportivos.