¡3 consejos para crear un evento deportivo exitoso!
La organización de eventos deportivos depende de variables como la elección de las actividades, la estructura adecuada para cada modalidad, la obtención de autorizaciones de los organismos reguladores locales, etc... En este contexto, necesitamos pensar en todos los problemas con antelación.
Por lo tanto, es necesario planificar detalladamente cada acción necesaria para que el evento se desarrolle según lo programado. Así que, aquí tienes tres consejos sobre cómo organizar un evento inolvidable.
1. Desarrolle un plan completo
Para ganar la medalla de oro como organizador de eventos deportivos, necesita desarrollar un plan completo. Para ello, debe considerar todo, desde las modalidades que formarán parte del evento deportivo hasta el equipo de apoyo.
En este escenario, el uso de soluciones tecnológicas marca la diferencia en el proceso de organización de datos. Existen plataformas que ofrecen recursos como la creación de una lista de verificación (checklist) específica para que sea posible controlar todas las etapas de la puesta en marcha del evento. Dicho esto, destaquemos algunos elementos esenciales que no pueden olvidarse en su planificación. Revise la guía paso a paso:
- Establecer el calendario del evento;
- Elegir las modalidades y el lugar de las pruebas/carreras;
- Verificar asuntos legales y obtener los permisos necesarios;
- Anotar todos los recursos utilizados (humanos y equipos);
- Definir los procesos de comunicación;
- Definir los proveedores;
- Elegir la mejor plataforma para la venta de entradas online;
- Preparar un proyecto para atraer grupos deportivos;
- Definir quiénes serán sus patrocinadores;
- Elegir cómo se proporcionarán los comentarios (feedback) post-evento;
- Buscar herramientas para analizar los datos del evento deportivo.
3. Seleccione los mejores proveedores
Una vez que la planificación está completa, es hora de definir quiénes serán sus proveedores. El suministro de sistemas de sonido, el montaje de estructuras, la distribución de paquetes de carrera (race packs) y la seguridad son solo algunos ejemplos de los servicios potenciales necesarios para dar vida a un evento.
Dada la especificidad que requiere cada uno de estos servicios, evalúe la posibilidad de subcontratar (outsourcing) estos procesos. Contratar una empresa para realizar servicios de seguridad, por ejemplo, puede tener ventajas como la reducción de costos y errores, además de ofrecer un servicio de mayor calidad.
3. Preste atención al lugar ideal para montar su evento deportivo
La sede del evento debe elegirse cuidadosamente, por lo que es importante que el equipo responsable de seleccionar la ubicación tenga un conocimiento técnico profundo relacionado con el deporte. En este sentido, se destacan los siguientes criterios genéricos:
- Evitar elegir lugares donde tenga que hacer adaptaciones;
- Verificar el estado de los edificios y si cuentan con autorización de las autoridades locales;
- Buscar espacios donde el público tenga seguridad y buena visibilidad;
- Verificar que el lugar tenga estacionamiento;
- Verificar que haya espacios compatibles para servicios de catering, compra y venta de productos;
- Verificar la presencia de un número adecuado de baños.
Es necesario considerar criterios específicos en relación con la modalidad deportiva. Por ejemplo, los eventos de ciclismo indoor se llevan a cabo en velódromos. Para garantizar la seguridad de los atletas y los comités técnicos, es necesario verificar, entre otras cosas, el estado de la pista, el flujo de ventilación, la iluminación, la estructura de los vestuarios y la presencia de lugares adecuados para el mantenimiento de bicicletas.
Este artículo tuvo como objetivo proporcionar algunas pautas iniciales para la organización de eventos deportivos. ¡Utilice esta información como punto de partida para profundizar sus conocimientos!
Si le gustaron estos consejos iniciales y desea más información sobre la organización de eventos deportivos exitosos, asegúrese de leer nuestro artículo sobre la planificación financiera de un evento deportivo.
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