5 Puntos Esenciales para el Éxito en la Organización de Eventos Deportivos
Actualmente, los eventos deportivos tienen una demanda cada vez mayor. Además de ser dinámicos y divertidos, promueven la salud y el bienestar de quienes participan e incluso de su público.
Dada la alta demanda de actividades que promueven la calidad de vida, producir este tipo de eventos es una gran oportunidad. Sin embargo, debes saber cómo organizarlo para que los beneficios sean disfrutados tanto por los participantes como por el público.
Basándonos en esto, hemos reunido 5 puntos importantes que no pueden pasarse por alto al producir eventos deportivos. ¡Mira cuáles son!
1. Planificación
El primer paso en la organización de cualquier evento es la planificación, y en lo que respecta a los eventos deportivos, no es diferente. Es en esta fase donde el productor determina las etapas del evento —pre-evento, evento y post-evento—, distribuyendo las tareas por fecha, responsable y prioridad.
Otra ventaja de la planificación es la posibilidad de controlar el progreso de las actividades, sabiendo exactamente lo que ya se ha provisto, lo que está pendiente e incluso los costos involucrados en cada tarea. Para facilitar este control, también recomendamos una lista de verificación (checklist), una herramienta indispensable en todas las fases de la producción.
2. Localización Adecuada para el Evento
La elección del lugar es otro factor que merece la total atención del productor. Dado que se trata de un evento deportivo, no todos los espacios cumplen con los requisitos necesarios. Por lo tanto, es una tarea que exige tiempo y paciencia.
Puesto que, en la mayoría de los casos, los eventos deportivos cuentan con un público numeroso, evite elegir espacios muy restringidos y cerrados. Lo ideal es que el recinto pueda acoger a todas las personas con comodidad y seguridad, además de ser adecuado para la programación.
Es muy importante definir la localización pensando en la estructura necesaria, como un espacio donde sea posible colocar un podio, un lugar para la distribución de los paquetes de carrera (race packs), etc... Estos detalles son esenciales en la organización de eventos deportivos.
Además, evite las adaptaciones, considere un lugar de fácil acceso y asegúrese de que el público tenga una buena visibilidad. Y no olvide reservar el lugar y la fecha con antelación para no correr el riesgo de quedarse sin opciones y acabar optando por un espacio inapropiado.
3. Apoyo de Patrocinadores
El apoyo de patrocinadores no puede ignorarse cuando se busca organizar un evento deportivo exitoso. Dado que estas ocasiones suelen tener costos elevados, buscar patrocinios es una buena opción para hacerlos realidad.
Inmediatamente después de la planificación, haga una lista de posibles patrocinadores, prepare una buena presentación con la descripción del evento, su importancia para la marca y el público estimado, y láncese a ello. Es esencial que las empresas se identifiquen con el tipo de evento deportivo. No olvide buscar este apoyo antes de iniciar la estrategia de comunicación.
4. Inscripciones
Con tanta tecnología disponible hoy en día, no hace falta decir que las inscripciones deben ser online. Hoy en día, todo el mundo quiere comodidad, ¿verdad? A través de Internet, los participantes pueden inscribirse desde la comodidad de sus hogares, sin colas y con antelación. Además, es posible ofrecer lotes con valores diferentes, promociones y otros atractivos para quienes se inscriban primero.
5. Promoción
Finalmente, crea una estrategia de promoción eficiente y dirigida que esté adaptada al público adecuado. Utiliza las redes sociales y los canales de publicidad tradicionales como la radio, la televisión y los periódicos. Invierte también en carteles, revistas y vallas publicitarias. Lo importante es llegar a donde se encuentra la mayoría del público objetivo.
Como puedes ver, organizar eventos deportivos no tiene secretos. Simplemente planifica correctamente, sigue los consejos que presentamos en este texto y céntrate en las acciones de pre y post-evento.
Ahora que ya conoces los puntos que no pueden faltar en la organización de eventos deportivos, ¡aprende qué considerar al contratar una empresa de seguridad subcontratada y asegura la producción correcta para tu evento!
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