Control de Acceso y Entrega de Kits de Carrera

La agilidad en el check-in es un factor decisivo para el éxito operativo y la experiencia general del atleta. Gracias al rápido escaneo de registros mediante códigos QR de Keepsporting, las entradas se validan en cuestión de segundos, reduciendo las filas y eliminando los errores manuales. Esta tecnología garantiza un mayor control, seguridad y monitoreo en tiempo real, elevando los estándares organizativos y el profesionalismo de tu evento.

Evita filas en el check-in

El escaneo del código QR en las inscripciones agiliza significativamente el proceso de registro: una vez escaneado, el sistema de Keepsporting valida automáticamente al atleta y registra la entrega del kit en tiempo real, eliminando procesos manuales y reduciendo errores.

Seguridad

El uso de códigos QR en el check-in también refuerza la seguridad del evento. Cada inscripción cuenta con un código único que, al ser escaneado a través de Keepsporting, se valida automáticamente, evitando la reutilización de entradas o intentos de fraude.

Monitoreo

El monitoreo en tiempo real ofrece a los organizadores una visibilidad total del evento mientras este se desarrolla. Por cada código QR escaneado en Keepsporting, el sistema actualiza automáticamente la lista de participantes, mostrando exactamente quién ha realizado el check-in para la entrega del kit y quién está aún pendiente.

¿Qué hay de nuevo en el Ticket del Atleta?

Inscripción completada por el atleta

Existen dos formas en las que el atleta puede presentar el código QR para realizar el check-in y/o retirar el kit de carrera en el evento.

A través del correo electrónico automático que recibe el atleta:

Una vez que el atleta ha completado su inscripción y el pago ha sido confirmado, recibirá un correo electrónico que contiene el código QR.

El atleta debe guardar este correo para presentar el código QR en el evento, lo que facilitará un proceso de check-in y entrega de kits mucho más fluido.

3. A través del ticket de inscripción, accesible tanto mediante el enlace en el correo de confirmación como desde el área privada del atleta al iniciar sesión en el sitio web.

1. Accede al EMP [Gestor de Inscripciones] en la plataforma.
2. Dentro del sub-evento (etapa), haz clic en 'Datos Generales'.
3. En la configuración de fecha y hora, accede a 'Gestión de Accesos' como se muestra en la imagen a continuación.

4. Haz clic en 'Activar Gestión de Accesos'.
5. Se creará automáticamente un PIN del Evento; copia o anota este PIN, ya que será necesario para realizar el check-in de los atletas en el evento.
6. Importante: No compartas este PIN con ningún atleta ni con ninguna persona que no esté autorizada para realizar los ingresos.

1. El miembro del personal en posesión del PIN debe abrir la cámara en su dispositivo móvil y encuadrar el código QR.
2. Será redirigido al navegador de internet, donde se le solicitará el PIN (esto solo es necesario la primera vez en el dispositivo utilizado para el escaneo).
3. Ingrese el PIN en la pantalla como se muestra en la imagen a continuación.

4. Después de ingresar el PIN (lo cual solo debe hacerse una vez), aparecerá la siguiente pantalla, mostrando el nombre del atleta y el nombre del evento, tal como se muestra en la imagen a continuación.

5. Después de hacer clic en el botón 'Confirmar Entrada', aparecerá la imagen de abajo mostrando que la entrada fue confirmada con éxito, seguida por la fecha y hora específica de la confirmación.

Check-in a través de una computadora

1. El check-in también se puede realizar utilizando una computadora equipada con un escáner de códigos QR.

1. Haz clic en el sub-evento (etapa) deseado.
2. Haz clic en 'Inscritos' en el menú del lado izquierdo.

Hay 3 formas para revisar tu estatus de inscripción

1. Menú de Inscritos

1.1 En la pantalla principal de Inscritos, puedes visualizar el estado en la lista a través de la columna 'Entrada'.

1.2 Cuando el icono está en verde, la inscripción ha sido confirmada mediante el check-in; cuando está en rojo con una 'X', el check-in aún no se ha realizado.

1.3 También puedes utilizar el botón de filtro 'Entrada', seleccionando 'Sí' o 'No' para mostrar únicamente a quienes han completado o no el proceso de check-in.

2. Dentro de los detalles del perfil del atleta

2.1 Dentro de los detalles específicos del atleta, puedes encontrar la opción 'GESTIÓN DE ACCESOS', donde se muestra la entrada confirmada seguida de la fecha y hora exacta.

3. Hoja de Inscritos (Excel/CSV)

3.1 En la columna 'Entrada', puedes visualizar la fecha y hora específica en la que se realizó el check-in.

Conclusión

En un escenario donde la experiencia del atleta es cada vez más valorada, invertir en tecnología para optimizar los procesos ya no es solo un diferenciador: se ha vuelto esencial. Gracias al uso de códigos QR integrados con Keepsporting, el check-in se vuelve rápido, seguro y totalmente rastreable, garantizando una mayor fluidez durante la entrega de kits y el control de acceso.

Más allá de reducir las filas y eliminar errores manuales, el sistema proporciona al organizador una visión completa y en tiempo real de todo lo que sucede durante el evento: desde quién ha realizado ya el check-in hasta quién queda pendiente. Esto permite una gestión más estratégica, organizada y profesional.

Al adoptar la gestión de accesos mediante códigos QR y PIN, no solo mejoras la operatividad, sino que también elevas el estándar de tu evento, transmitiendo confianza, innovación y atención a cada detalle. Después de todo, un evento bien organizado comienza tras bambalinas, y el check-in representa el primer gran contacto del atleta con esa experiencia.