Costo de Inscripción a Eventos: Cómo Determinar Qué Cobrar a los Participantes
Organizar un evento deportivo exitoso requiere mucha planificación por parte del organizador. Después de todo, cualquier error en la fase de preparación o ejecución podría comprometer seriamente los resultados. Uno de los pasos más importantes, que merece toda nuestra atención, es definir el costo de inscripción al evento, es decir, qué cantidad cobrar a cada participante.
Si, por un lado, aplicar precios altos puede reducir el interés del público (y por lo tanto el número de participantes), por otro lado, fijar una cuota de inscripción muy baja conducirá inevitablemente a una pérdida financiera.
Para evitar que estos escenarios se materialicen, indicaremos algunos de los gastos más comunes en la organización de un evento deportivo, con el fin de facilitar la estimación del precio ideal a cobrar a cada participante y asegurar el éxito de la empresa. ¡Siga leyendo para obtener más información!
Las principales variables para determinar el costo de inscripción al evento
1. Ubicación del evento
A menos que el evento se lleve a cabo en un espacio propiedad del propio organizador, el costo del alquiler del espacio debe considerarse necesariamente. Recuerde que el período de alquiler a menudo debe incluir al menos un día antes y después del evento para garantizar que haya tiempo suficiente para preparar toda la infraestructura, realizar pruebas, montar y desmontar equipos, etc.
Sin embargo, si el evento se lleva a cabo en un lugar público, es necesario pagar impuestos municipales y obtener todos los permisos necesarios, cuyos costos de emisión también deben calcularse.
2. Promoción
Es inútil organizar el evento más emocionante de todos los tiempos si solo unas pocas personas están informadas al respecto. Por lo tanto, es esencial invertir en publicidad. Esto se puede hacer de varias maneras, por ejemplo, a través de campañas en redes sociales, un hotsite o la distribución de folletos en ubicaciones estratégicas.
3. Venta de entradas (o Venta de boletos)
Comprar productos o servicios pagando en efectivo es cada vez menos común, y lo mismo se aplica a la compra de entradas para la participación en eventos deportivos. No olvide que las tarjetas de débito y crédito cobran tarifas de transacción, al igual que los bancos.
4. Infraestructura
Bajo este rubro, deben incluirse todos los gastos relacionados con los recursos necesarios para la ejecución real del evento. En una carrera en ruta, por ejemplo, será necesario distribuir los dorsales, contar con un equipo de personas que guíen a los participantes el día del evento, instalar baños químicos, disponer de ambulancias y personal de primeros auxilios, etc.
5. Obsequios/Gadgets
Distribuir obsequios (giveaways) a los participantes es esencial por al menos dos razones: da la sensación de que el precio de la entrada fue una buena inversión, y ayuda a generar interés en el público para futuras ediciones del evento. Por lo tanto, es fundamental tener una estimación aproximada del número de participantes para proporcionar la cantidad adecuada de obsequios y negociar el mejor precio con el proveedor.
La importancia de la presupuestación (o del presupuesto)
No todos los eventos deportivos buscan necesariamente el lucro. A menudo, el objetivo principal es promocionar una marca o un producto específico, por ejemplo. En cualquier caso, siempre hay un límite de gasto que debe respetarse y que está directamente relacionado con la cuota de inscripción para los participantes.
Sin un presupuesto que pronostique todos los gastos del evento (con estimaciones completas y precisas), resulta imposible definir el precio para los participantes.
Ahora sabe cómo definir el costo del evento basándose en el perfil de los participantes y, al mismo tiempo, sabrá cómo gestionar los gastos en los que incurrirá. Pero recuerde que el camino hacia el éxito requiere que se cuiden otros aspectos.
¿Y sabe cómo aumentar las posibilidades de ser literalmente inundado por una avalancha de inscripciones? ¡Aprenda cómo generar participación (engagement) antes del evento!