Descubra los documentos necesarios para la organización de eventos
Independientemente del tipo de evento, se sabe que su organización requiere de varias medidas. Se trata de acciones que deben ejecutarse con atención para que todo salga según lo planeado. Este es el caso de los documentos necesarios para su realización.
Todos deben estar de acuerdo en que la burocracia es bastante molesta, pero sabemos que es necesaria, especialmente para la seguridad de las personas involucradas en la organización y, por supuesto, para el público.
En esta publicación, descubrirá qué documentos no pueden faltar al organizar un evento y cómo obtenerlos. ¡Siga leyendo!
1. Permiso de Funcionamiento (Alvará de funcionamento)
Muchos productores consideran este documento un verdadero dolor de cabeza. Pero lo cierto es que es indispensable, ya que, independientemente del tamaño del evento, debe emitirse para su realización.
Obligatorio por ley, el permiso de funcionamiento proporciona al organizador la licencia necesaria para que el evento se lleve a cabo en el espacio elegido. Además, garantiza la seguridad del lugar, tanto para el público como para los productores.
Para obtener el permiso, debe dirigirse al ayuntamiento o municipalidad donde tendrá lugar el evento. Para no tener ningún problema, infórmese previamente sobre cómo obtener el documento y el plazo en el que estará listo, ya que su expedición suele tardar un poco.
Lo ideal es solicitarlo con una antelación mínima de 40 días para eventos grandes y 30 días para los más pequeños. Cabe destacar que se trata de una estimación, ya que cada municipio tiene sus propias reglas. Por lo tanto, el consejo es: infórmese en la municipalidad sobre todo el proceso, incluidos los plazos.
Además de prestar atención al plazo, será necesario proporcionar los documentos para solicitar el permiso, que son:
- Informe técnico de seguridad, emitido por el Cuerpo de Bomberos de la ciudad;
- Contrato de alquiler del lugar, si es privado;
- Contrato con la empresa de seguridad y su certificado, que contenga las medidas que se adoptarán;
- Las medidas de limpieza del lugar que se adoptarán;
- Copia de la notificación realizada a la Policía Militar y al Cuerpo de Bomberos de la ciudad; y
- Término de responsabilidad firmado por el responsable del evento.
2. Contrato con profesionales técnicos y artistas
Otro documento necesario para la organización de eventos es el contrato con técnicos y artistas en espectáculos y presentaciones. Según la Ley nº 6.533, es obligatorio que estas personas —ya sean personas físicas o jurídicas— estén inscritas en el Ministerio de Trabajo. Solo así se les permite asesorar y producir eventos.
3. Comprobante de pago de ECAD
Si el evento cuenta con música —ya sea en vivo o mecánica—, es obligatorio pagar la tasa a ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição - Oficina Central de Recaudación y Distribución), que es el organismo encargado de fiscalizar y recaudar las cantidades relativas a los derechos de autor de los artistas.
Por lo tanto, busque la oficina del organismo en la ciudad e infórmese sobre la necesidad de pagar esta tasa para su evento. Es todo muy sencillo y, después de calcular la tarifa, solo tiene que realizar el pago mediante recibo bancario (boleto).
Son muchas las gestiones que deben realizarse antes de que se celebre el evento. Y los documentos que no pueden faltar son los que presentamos en este texto. Por lo tanto, prepárese con antelación y no corra el riesgo de que su evento sea denegado.
Ahora que conoce la documentación necesaria para la organización de eventos, consulte también nuestros consejos para organizar eventos deportivos.