Controllo accessi e consegna del kit di gara

L'agilità nel check-in è un fattore decisivo per il successo operativo e per l'esperienza dell'atleta. Grazie alla lettura rapida del QR Code dell'iscrizione su Keepsporting, è possibile convalidare gli ingressi in pochi secondi, ridurre le code ed evitare errori manuali. Questa tecnologia garantisce maggiore controllo, sicurezza e monitoraggio in tempo reale, elevando il livello di organizzazione e professionalismo del tuo evento.

Evita code al check-in

La lettura del QR Code sulle iscrizioni rende il check-in più veloce: una volta scansionato, il sistema di Keepsporting convalida automaticamente l'atleta e registra il ritiro del kit in tempo reale, eliminando i processi manuali e riducendo gli errori.

Sicurezza

L'uso della lettura del QR Code al check-in rafforza anche la sicurezza dell'evento. Ogni iscrizione possiede un codice univoco che, una volta scansionato su Keepsporting, viene convalidato automaticamente, impedendo riutilizzi o tentativi di frode.

Monitoraggio

Il monitoraggio in tempo reale permette all'organizzatore di avere una visibilità totale dell'evento mentre si svolge. Per ogni QR Code scansionato su Keepsporting, il sistema aggiorna automaticamente la lista dei partecipanti, mostrando chi ha già effettuato il check-in per il ritiro del kit e chi invece deve ancora ritirarlo.

Quali sono le novità del biglietto dell'atleta?

Iscrizione effettuata dall'atleta

Ci sono due modi in cui l'atleta può presentare il QR Code per effettuare il check-in e/o il ritiro del kit all'evento.

1. Tramite l'e-mail automatica che l'atleta riceve:

Dopo che l'atleta ha completato l'iscrizione e il pagamento è stato confermato, riceverà un'e-mail contenente il QR Code.

L'atleta deve conservare questa e-mail per presentare il QR Code all'evento, così da facilitare il check-in e il ritiro del kit.

3. Tramite il ticket d'iscrizione, accessibile sia dal link ricevuto nell'e-mail di conferma, sia dall'area riservata all'atleta effettuando il login sul sito.

1. Accedi all'EMP [Gestore delle Iscrizioni] sulla piattaforma.
2. Nel sotto-evento (tappa), clicca su 'Dati Generali'.
3. Sotto le impostazioni di date e orari, accedi alla 'Gestione Accessi' come mostrato nell'immagine sottostante.

4. Clicca su 'Attiva gestione accessi'.
5. Verrà creato automaticamente un PIN dell'evento; copia o annota questo PIN, poiché sarà necessario per effettuare il check-in degli atleti dell'evento.
6. Importante: non comunicare questo PIN a nessun atleta o a persone che non hanno il compito di effettuare il check-in.

1. Il collaboratore in possesso del PIN dovrà aprire la fotocamera del dispositivo mobile (cellulare) e inquadrare il QR Code.
2. Verrà indirizzato al browser internet, dove verrà richiesto il PIN (solo la prima volta sul dispositivo che effettuerà la lettura).
3. Inserisci il PIN nella schermata come mostrato nell'immagine sottostante.

4. Dopo aver inserito il PIN (operazione necessaria una sola volta), apparirà la schermata successiva per visualizzare il nome dell'atleta e il nome dell'evento, come mostrato nell'immagine sottostante.

5. Dopo aver cliccato sul pulsante 'Conferma Ingresso', apparirà l'immagine sottostante dell'ingresso confermato con successo, seguita dalla data e dall'ora della conferma.

Check-in tramite computer

6. Il check-in può essere effettuato anche da computer tramite uno scanner lettore di QR Code.

1. Clicca sul sotto-evento (tappa) desiderato.
2. Clicca su 'Iscritti' nel menu laterale a sinistra.

Ci sono 3 modi per visualizzare

1. 1. Menu Iscritti

1.1 Nella schermata principale degli iscritti, è possibile visualizzare lo stato nell'elenco tramite la colonna 'Ingresso'.

1.2 Quando l'icona è verde, l'iscrizione è stata confermata tramite il check-in; quando è rossa con una 'x', il check-in non è ancora stato effettuato.

1.3 È inoltre possibile filtrare tramite il pulsante 'Ingresso', selezionando 'sì' o 'no' per visualizzare i check-in effettuati o meno.

2. 2. Nei dettagli dell'anagrafica dell'atleta

2.1 Nei dettagli dell'atleta, è possibile visualizzare l'opzione 'GESTIONE ACCESSI' con l'ingresso confermato, seguito dalla data e dall'orario.

3. 3. Foglio iscritti (Excel/CSV)

3.1 Nella colonna 'Ingresso' è possibile visualizzare la data e l'orario del check-in effettuato.

Conclusione

In uno scenario in cui l'esperienza dell'atleta è sempre più valorizzata, investire nella tecnologia per ottimizzare i processi non è più solo un elemento di differenziazione, ma è diventato essenziale. Grazie all'uso del QR Code integrato con Keepsporting, il check-in diventa rapido, sicuro e totalmente tracciabile, garantendo maggiore fluidità nel ritiro dei kit e nel controllo degli accessi.

Oltre a ridurre le code ed eliminare gli errori manuali, il sistema garantisce all'organizzatore una visione completa e in tempo reale di tutto ciò che accade durante l'evento: da chi ha già effettuato il check-in a chi risulta ancora in sospeso. Ciò consente una gestione più strategica, organizzata e professionale.

Adottando la gestione degli accessi tramite QR Code e PIN, non solo migliorerai l'operatività, ma eleverai anche lo standard del tuo evento, trasmettendo fiducia, innovazione e cura per ogni dettaglio. Dopotutto, un evento ben organizzato inizia dietro le quinte e il check-in rappresenta il primo grande contatto dell'atleta con questa esperienza.