Procurando um checklist completo para evento esportivo? Veja aqui!

A organização de um evento esportivo necessita de muitas providências antes, durante e depois de sua realização. Por essa razão, o planejamento é fundamental para não deixar nada de fora e organizar tudo a tempo para o grande dia. Uma ferramenta que não pode falta nesta fase é o checklist para evento.

Por meio dele, além de organizar as tarefas e decisões na ordem em que elas devem acontecer, você tem uma visão geral das providências, pode controlar com tranquilidade o que já foi executado e o que ainda está por executar.

Neste post vamos mostrar o a importância desta ferramenta em eventos esportivos e cada etapa que a compõe. Acompanhe!

Importância do planejamento para eventos esportivos

Não importa se o evento é pequeno, médio ou grande, o planejamento de evento esportivo é indispensável para que ele seja um sucesso. É nesta fase que o produtor relaciona as demandas e principalmente as prioridades que deve focar.

Sem o auxílio de um bom planejamento, há grande risco de deixar algo importante passar e ter prejuízos e problemas durante e depois do evento. Ao planejar, o checklist funciona como um direcionamento de atividades, uma lista de verificação em que todos os itens indispensáveis para a realização do evento estão anotados, desde sua organização até sua execução.

Além de manter a produção organizada, o checklist também auxilia na delegação das tarefas entre as pessoas que fazem parte da equipe. Como você notar, trata-se de uma fase e ferramenta muito importantes.

Pré-evento

O pré-evento tem início com o planejamento, que é quando o produtor elabora as tarefas e demandas necessárias para a realização do evento. Nesta etapa também é possível se programar para os imprevistos que podem aparecer e traçar estratégias para contorná-los.

As principais ações no pré-evento são:

• fazer o planejamento;
• definir os objetivos do evento;
• fazer o orçamento;
• escolher dia e horário de sua realização;
• providenciar o local, de acordo com a quantidade estimada de público, segurança, acessibilidade e estrutura;
• providenciar os materiais de apoio, como uniformes e crachás;
• definir a quantidade de alimentos e bebidas necessárias;
• entrar em contato com patrocinadores e fornecedores;
• confeccionar materiais de participação no evento, premiação, kit de corrida ou homenagem;
• providenciar os documentos para a realização do evento;
• definir as medidas de segurança e, se for necessário, contratar uma empresa terceirizada;
• definir o serviço de cronometragem;
• abrir as inscrições;
• criar estratégias de divulgação e marketing.

Durante o evento

Depois de todas as providências do pré-evento, é hora de contar com uma boa equipe para que tudo saia como planejado. Nesta etapa não há muita demanda, mas é preciso muita atenção para que o evento seja um sucesso.

Durante o evento as ações que merecem atenção são:

• contar uma equipe de apoio para as mais diversas tarefas — fornecimento de água, fiscalização da higiene do local etc;
• providenciar a recepção do público;
• organizar o credenciamento;

Pós-evento

Por fim, o pós-evento requer também algumas tarefas. Depois que o evento esportivo aconteceu, é hora de tomar algumas providências e elas não podem ficar de fora do checklist. São elas:

• emitir os certificados, se for o caso;
• analisar a performance das equipes de trabalho;
• colher o feedback dos participantes e também dos participantes;
• divulgar os resultados do evento, principalmente nas redes sociais;
• prestar contas com os patrocinadores;
• fazer um levantamento de custos para servir de base para o próximo evento.

Viu como o checklist é uma ferramenta abrangente e essencial na produção de eventos? Com ajuda dela, você vai garantir que tudo seja executado no tempo certo e se preparar para possíveis imprevistos.

Agora que você já sabe como criar um checklist para evento, veja como retirar o alvará de funcionamento!